Tietosuoja

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU general data protection regulation 2016/679 (GDPR) läpinäkyvyyden periaatteen mukaisesti Vieremän kunta julkaisee tällä sivulla tietoa siitä, miten kunnassa käsitellään henkilötietoja.  Sivulla kerrotaan rekisterien suojauksen yleisistä periaatteista. Sivun loppuun lisätään rekisteri- ja toimialakohtaisia selosteita, joissa kerrotaan tarkemmin mm. kuhunkin tarkoitukseen käytettävistä tiedoista. Lisätietoja selosteista ja rekistereistä antaa tietosuojavastaava.

Vieremän kunnan tietosuojavastaavana toimii palvelusihteeri Jenni Toitturi puh. 040 596 7740.

Asiasi käsittely etenee varmimmin, jos lähetät viestisi osoitteeseen tietosuoja@vierema.fi, johon on käyttöoikeudet tietosuojavastaavan lisäksi kirjaamon henkilökunnalla ja toimialajohtajilla.

Tietopyynnöt ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt käsitellään keskitetysti Vieremän kunnan kirjaamossa: 

Vieremän kunta
Myllyjärventie 1
74200 Vieremä
0400 370 160
tietosuoja@vierema.fi

Vieremän kunnan tietoturva- ja tietosuojapolitiikka

Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka on kunnan ylimmän johdon hyväksymä strateginen asiakirja, jolla otetaan kantaa tietosuojan ja tietoturvan kehittämiseen. Politiikan tavoitteena on luoda yhdenmukaiset toimintaperiaatteet ja käytännöt hyvän tietosuoja- ja tietoturvatason toteuttamiseksi. Politiikassa määritellään kunnan tietosuoja- ja tietoturvatyön tavoitteet, vastuut, toimintatavat, valvonta ja seurantajärjestelmä. Politiikalla luodaan edellytykset toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen. Työssä onnistuminen edellyttää kunnan johdon sitoutumista tietosuoja- ja tietoturvatyön tukemiseen.

Tietoturva- ja tietosuojapolitiikkaa ja sen perusteella annettuja ohjeita ja määräyksiä noudatetaan kaikessa toiminnassa ja ne koskevat kaikkia Vieremän kunnan palveluksessa olevia viranhaltijoita, työntekijöitä ja luottamushenkilöitä
sekä erikseen toimeksiantosopimuksin sovittuja ulkopuolisia palvelun toteuttajia. Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka koskee myös kunnan tytäryhtiöitä.

Rekisterien suojauksen periaatteet

Vieremän kunta käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 5. artiklan (avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)periaatteiden mukaisesti siten, että varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.

Vieremän kunta on laatinut tietoturva- ja tietosuojapolitiikan sekä ohjeistukset henkilötietojen käsittelystä ja tietoturva- ja tietosuojaperiaatteista. Vieremän kunnan työntekijät suorittavat säännöllisesti tietosuojakoulutuksen.

Kaikilla työntekijöillä on esimiehen työntekijän tehtävien perusteella myöntämät henkilökohtaiset käyttöoikeudet. Työntekijät käsittelevät vain niitä henkilötietoja, joita he tarvitsevat työtehtävissään.

Henkilötietoja on tallennettu vain sellaisiin tietojärjestelmiin ja tiedostojakoihin, joita voidaan käyttää vain hallinnon verkosta. Hallinnon verkko on ainoastaan Vieremän kunnan työntekijöiden käytössä oleva suojattu sisäinen verkkoalue. Kaikki verkon käyttäjät hyväksyvät käyttöoikeussitoumuksen sekä vaitiolositoumuksen. Palvelinlaitteistot ovat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa palveluntuottajien konesaleissa, mikä varmistetaan ennen palvelusopimuksien laatimista. Vieremän kunnan tärkein palveluntuottaja on Ylä-Savon ICT-Palvelut Oy, joka vastaa mm. verkoista ja tietoliikenteestä.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa työpisteissä, lukituissa kaapeissa sekä lukituissa arkistotiloissa.

Salassa pidettävien ja erityisten (ent. arkaluonteisten) tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota mm. käyttöoikeuksien myöntämisessä ja työprosesseissa. Tietojen julkisuus ja salassapito määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tai mahdollisen erityislain mukaan.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistolakia, arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Suomen Kuntaliiton antamia kunnallisten asiakirjojen säilytysaikojen määräyksiä ja suosituksia.

Tietojen luovuttaminen

Vieremän kunta luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti lähinnä muille viranomaisille lainsäädännön sekä muiden velvoitteiden mukaisesti. Luovutuksissa kiinnitetään erityistä huomioita siirtotavan tietoturvallisuuteen.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tiedon siirrosta on mainittu erikseen rekisteriselosteessa.

Julkisuusperiaate

Tietosuojalain julkisuusperiaatteen (28 §) mukaisesti oikeuteen saada tieto ja muuhun henkilötietojen luovuttamiseen viranomaisen henkilörekisteristä sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään. Tietojen julkisuus ja salassapito määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tai mahdollisen erityislain mukaan.

Tietopyynnöt toimitetaan kunnan kirjaamoon, josta se osoitetaan edelleen kyseessä olevasta rekisteristä vastaavalle viranhaltijalle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi tms. tarkoitukseen.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö

Rekisteritietojen tarkastuspyynnön voit lähettää kuntaan sähköisesti osoitteessa:
https://suomiviestit.fi/suomi.fi/lomake/5f893417475a6c138b0821f6(siirryt toiseen palveluun).
Lomakkeen lähetys vaatii vahvan tunnistautumisen Suomi.fi -tunnistuspalvelun kautta mobiilivarmenteella tai verkkopankkitunnuksilla.

Mikäli käytössäsi ei ole vahvaa tunnistautumista, voit tulostaa ja täyttää ylläolevan lomakkeen. Lomake tulee toimittaa Vieremän kunnanvirastolle.

Rekisteritietojen korjaamis-, poisto- tai täydennyspyyntö

Rekisteritietojen korjaamis-, poisto- tai täydennyspyyntö lomakkeen voit lähettää kuntaan sähköisesti osoitteessa https://suomiviestit.fi/suomi.fi/lomake/5f894370475a6c138b08225a(siirryt toiseen palveluun)
Lomakkeen lähetys vaatii vahvan tunnistautumisen Suomi.fi -tunnistuspalvelun kautta mobiilivarmenteella tai verkkopankkitunnuksilla.

Mikäli käytössäsi ei ole vahvaa tunnistautumista, voit tulostaa ja täyttää ylläolevan lomakkeen. Lomake tulee toimittaa Vieremän kunnanvirastolle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen edellyttää henkilön tunnistamista, joten otamme lomakkeen saavuttua tarvittaessa yhteyttä ja sovimme tarvittavista toimenpiteistä. Emme käsittele henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla.

Mikä on tietoturvapoikkeama?

Tietoturvapoikkeama on tahallinen tai tahaton tapahtuma tai olotila, jonka seurauksena kunnan vastuulla olevien tietojen ja palvelujen eheys, luottamuksellisuus tai tarkoituksenmukainen käytettävyystaso on tai saattaa olla vaarantunut.

Tietoturvapoikkeamia voivat olla tietomurtojen, haittaohjelmien, odottamattomien ja merkittävien käyttökatkosten tai www-sivujen luvattomien muutosten aiheuttamat häiriötilanteet.

Edellisten lisäksi luottamuksellinen materiaali voi unohtua tai joutua yleisesti saataville (esim. kopiokoneet, tulostimet, roskakorit, kadonneet muistivälineet tai laitteet).

Kunnan tietosuojavastaajana toimii:
Palvelusihteeri Jenni Toitturi
puh. 040 596 7740

Ilmoitus tietoturvapoikkeamasta

Havaitessasi kunnassa tapahtuman tietoturvapoikkeaman, voit ilmoittaa siitä kunnan tietosuojavastaavalle ilmoituslomakkeen avulla.

Ilmoitus tietoturvapoikkeamasta(siirryt toiseen palveluun)

Täältä löydät Vieremän tietosuojalomakkeet sähköisessä muodossa.

Vieremän kunnalle lähetettävät lomakkeet ovat täytettäviä PDF-lomakkeita. Lomakkeiden käyttöönotto edellyttää, että koneeseesi on asennettu Acrobat Reader-ohjelma. Jos PDF-lomakkeet eivät aukea koneessasi, hae Adobe Acrobat Readerin uusin versio esim. täältä (siirryt toiseen palveluun)ja asenna se koneellesi. Ohjelma on maksuton.

HUOM! Kun avaat lomakkeen selaimellasi ei täyttämäsi tiedot tallennu lomakkeelle. Suosittelemme siis, että tallennat lomakkeen ensin, jonka jälkeen täytät sen. Lomakkeen voit lähettää meille joko sähköisesti Suomi.fi/viestit- palvelun kautta, tai tulostaa ja postittaa sen lomakkeen yllä mainittuun toimitusosoitteeseen.

Asioidessasi sähköisesti:

1. Etsi lomake ja tallenna se omalle koneellesi. (Tarvitset lomakkeen avaamista varten yllämainitun Adobe Acrobat Readerin.)
2. Täytä lomake huolellisesti.
3. Tunnistaudu Suomi.fi/viestit-verkkopalveluun pankkitunnuksillasi, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.
4. Valitse ”Suostun vastaanottamaan kaikki viestit ja todisteelliset tiedoksiannot sähköisesti”. Tällä valinnalla annat yleisen suostumuksen siihen, että Suomi.fi-viestejä käyttävät julkisen hallinnon organisaatiot saavat toimittaa sinulle viestejä, tiedoksiantoja ja päätösasiakirjoja sähköisesti Suomi.fi-viesteihin. Tällöin viestejä ei toimiteta postitse.
5. Anna sähköpostiosoite, johon haluat ilmoituksen saapuneista viesteistä. Voit myös myöhemmin muuttaa ilmoittamaasi sähköpostiosoitetta.
6. Valitse toiminto Lähetä viesti viranomaiselle ja valitse viranomaiseksi Vieremän kunta. Kirjoita saateviesti ja liitä lomake viestin liitteeksi. Samalla voit myös liittää muita lomakkeeseen liittyviä liitteitä.
7. Lähetä viesti.

Rekisteritietojen korjaamis-, poisto- tai täydennyspyyntö

Vieremän kunnan rekisteritietojen korjaamis-, poisto tai täydennyspyyntö on mahdollista tehdä sähköisesti.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö

Voit tarkistaa itseäsi koskevat tiedot Vieremän kunnan rekistereistä lähettämällä tarkastuspyynnön.